Contrairement à ce que l’on peut croire, la signature électronique a déjà été utilisée par plus de huit Français sur dix. Ce nouvel outil de signature, qui tend donc à se démocratiser, facilite la vie de plus en plus de personnes qui cherchent inévitablement à savoir comment maîtriser ce processus en toute sécurité et facilité.
La signature, apposée à la fin d’un document, permet généralement d’identifier l’auteur de celui-ci ou permet à une personne de valider ses termes et conditions. Omniprésente dans notre quotidien, mais tellement discrète, la signature ne nécessite pas forcément un stylo pour être effectuée.
Avec l’arrivée de la signature électronique, n’importe qui possédant un appareil connecté à la possibilité de signer ses documents numériquement, en quelques clics.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Les avantages de la signature électronique sont nombreux. Contrairement à la signature manuscrite, il n’est pas nécessaire d’imprimer votre document pour pouvoir l’apposer à la fin de celui-ci. Avec un smartphone, une tablette ou un ordinateur, il est tout à fait possible de réaliser l’intégralité du processus de signature. Cela permet de faire des économies non négligeables en matière de cartouche d’encre, de feuille blanche et d’électricité.
Avec l’avènement du télétravail, de plus en plus de personnes n’ont pas forcément le temps ou la possibilité de se déplacer. Avec la signature électronique, une personne a donc la possibilité de signer n’importe où son document. Plus besoin de se rendre dans une agence pour signer son contrat d’assurance, de travail ou tout autre document manuscrit. Pour l’organisme ou la personne attendant la signature, il ou elle pourra savoir si le document a été signé ou non en suivant le processus en direct, lui permettant de déterminer son statut en un instant.
La signature électronique reste un processus sécurisé, proposant des fonctionnalités d’authentification pour s’assurer de l’identité de l’individu qui s’apprête à signer, mais aussi de ceux ayant émis le document. Une solution comme DocuSign propose son outil « Identify » pour vérifier via plusieurs méthodes, l’identité des signataires en un instant. Enfin, ce protocole de signature permet de gagner du temps, puisque quelques secondes suffisent pour signer des documents, mais aussi pour transmettre ces fichiers à l’interlocuteur.
La signature électronique : comment ça marche ?
Comment créer un document de 0 ?
Pour savoir comment faire une signature électronique, voyons comment cela fonctionne chez le leader du secteur, DocuSign. À partir de là, il existe deux possibilités :
La première d’entre elles part du principe que vous souhaitez envoyer un ou plusieurs documents à signer. Tout d’abord, il vous faut accéder à la plateforme et créer une enveloppe. Elle vous permettra de sélectionner les documents que vous souhaitez faire signer. Une large palette de formats est supportée, dont les célèbres fichiers PDF, Word et Excel. Vous pouvez transférer vos documents directement depuis un ordinateur ou via un service de partage de fichiers via le cloud.
Une fois les documents sélectionnés, vous paramétrez le workflow de signature en indiquant toutes les informations des signataires (nom, prénom, mail), ainsi que ceux d’autres destinataires pour consultation, validation ou copie. Enfin, il ne vous reste plus qu’à paramétrer le document à signer en réalisant une mise en page adaptée, l’envoyer et attendre le retour du document signé.
Comment renvoyer un document signé ?
Le second cas concerne la réception d’un document à signer. Si cela vous arrive, vous recevrez un mail qui vous informe que vous avez un document à signer. Cliquez sur « Examiner le document » afin de le découvrir. Aucun compte n’est généralement nécessaire pour pouvoir signer électroniquement un fichier.
Pas à pas, la plateforme vous guide dans la signature. Vous remplissez toutes les informations demandées en quelques instants. Tout est fait pour que vous ne soyez pas perdus, il suffit de suivre les consignes. En cliquant sur « Terminer », vous confirmez le processus, et le document est signé électroniquement de manière sécurisée, légale et reconnue dans le monde entier. À noter que DocuSign remplit les conditions du règlement européen eIDAS ce qui lui octroie le titre d’autorité de certification reconnue au sein de l’Union européenne.
Pour résumer, la signature électronique reste un procédé simple, vous permettant de signer et parapher n’importe quel document à distance, tout en gagnant du temps et de l’argent. Cet outil est sécurisé, peut se mettre en place à l’aide de n’importe quel appareil connecté, et a autant de valeur qu’une signature manuscrite sur un document.
